کار کمتر، بازدهی بیشتر – پادکست بی پلاس

1. جلسات غیر ضروری را حذف کنید

به نقل از دیو بری ، “اگر بخواهید در یک کلمه دلیل عدم دستیابی بشر و عدم دستیابی به پتانسیل کامل خود را مشخص کنید ، این کلمه” ملاقات “خواهد بود.”

یکی از ساده ترین راه ها برای بهبود کارایی تیم خود ، خلاص شدن از شر جلسات غیر ضروری است. این بدان معنا نیست که همه جلسات بد هستند. جلسات می توانند سودمند باشند به شرط آنکه دستور کار مشخصی وجود داشته باشد ، افراد مناسب شرکت کنند و همه آماده باشند تا در راه حل مشارکت داشته باشند ، اما همیشه اینطور نیست.

اگر بدون برنامه یا هدف مشخص برنامه ریزی شده باشد ، حتی جلسات کوتاه مدت 30 دقیقه ای می تواند زمان کار تیم شما را برای رسیدن به اهداف ملموس افزایش دهد. در عوض ، از خود (و تیم خود) بپرسید که آیا واقعاً به آن جلسه نیاز دارید.

س FAالات متداول: چگونه می توانم تشخیص دهم که یک جلسه مهم است؟

قبل از تعیین جلسه ، از خود بپرسید که آیا واقعاً ضروری است. گاهی اوقات ، ما زمان برنامه ریزی جلسه را پیش بینی می کنیم در صورتی که شکل دیگری از ارتباطات م moreثرتر باشد. با حذف جلسات غیر ضروری ، می توانید به همه زمان بیشتری بدهید تا بر کار مهم تمرکز کنند. به عنوان مثال ، اگر در حال برنامه ریزی جلسه ای برای به روزرسانی وضعیت پروژه هستید ، آیا می توانید به جای آن یک به روزرسانی دیجیتالی به تیم خود ارسال کنید؟

جایگزین های دیدار تیم:

به جای برنامه ریزی برای به روز رسانی تیم ، گزارش وضعیت پروژه را ارسال کنید.

به جای ملاقات برای طوفان فکری تیمی ، یک تخته طوفان مغزی مجازی به اشتراک بگذارید.

به جای برنامه ریزی برای جلسات اشتراک گذاری اطلاعات ، زمینه را به صورت ناهمزمان به اشتراک بگذارید.

از طرف دیگر ، ممکن است شما به جلسه ای دعوت شوید که فکر می کنید لازم نیست. به عنوان مثال ، اگر نقش شما در جلسه به طور واضح مشخص نشده باشد ، آیا قطعاً حضور شما مورد نیاز است؟ در نظر داشته باشید که به برگزار کننده جلسه پیامی ارسال کنید تا از شما بپرسد که آیا باید شرکت کنید یا خیر.

بخوانید: آیا جلسات کاری شما وقت خود را هدر می دهند؟ از این نکات برای بهبود استفاده کنید.

2. بهبود کارایی جلسه

برخی از جلسات مهم هستند و تیم ها وقتی با هم ملاقات می کنند می توانند کارهای بزرگی انجام دهند. اما صرف نظر از نوع جلسه ای که برنامه ریزی می کنید ، راه های ساده ای وجود دارد که می توانید آن را عملی تر ، کارآمدتر و م effectiveثرتر کنید:

ایجاد و به اشتراک گذاشتن دستور کار قبل از جلسه. برای بهبود کارایی تیم در طول جلسات ، مطمئن شوید که هر جلسه یک هدف دارد. همچنین ممکن است تشخیص اهداف غیر ضروری از جلسه مفید باشد ، تا اطمینان حاصل شود که جلسه از مسیر خارج نمی شود. دستور جلسه را ایجاد و به اشتراک بگذارید تا همه در یک صفحه باشند. در صورت وجود هر گونه سند خواندنی یا تکمیلی ، آنها را نیز در دستور کار قرار دهید.

در کنوانسیون های جلسات هماهنگ شوید. چه ملاقات حضوری داشته باشید و چه بصورت مجازی ، هنجارهای گروهی را برای تیم یا شرکت خود تعریف و به اشتراک بگذارید. آیا اعضای تیم باید لپ تاپ خود را کنار بگذارند؟ اگر تماس مجازی است ، آیا باید ویدئو را روشن کرد؟ اگر چند نفر چیزی برای به اشتراک گذاشتن دارند ، چه کسی اولین نفر است؟ قبل از ملاقات ، این قراردادها را به اشتراک بگذارید.

یادداشت های عملی انجام دهید. قبل از ملاقات ، یک نفر را برای یادداشت برداری از جلسه تعیین کنید. در حالت ایده آل ، در همان مکانی که دستور کار خود را به اشتراک گذاشتید ، یادداشت کنید. همراه با یادداشت ها ، موارد اقدام با سررسید و تعیین کنندگان را ضبط کنید.

جمع آوری بازخورد برای افزایش کارایی. به طور منظم با تیم خود تماس بگیرید تا مطمئن شوید که جلسات برای آنها نیز ارزشمند است. اگر به نظر می رسد تعداد کمی از افراد از جلسات خاصی استفاده می کنند ، به جای آن ، همگام سازی را به روز رسانی دیجیتال یا گزارش وضعیت پروژه ادامه دهید.

3. اولویت بندی کارها بر اساس نتایج کلیدی

در هر روز ، هر یک از کارکنان شما ممکن است ده وظیفه متفاوت برای انجام چندین پروژه داشته باشند. در حال حاضر ، هر یک از آنها مهم و فوری به نظر می رسند. از کجا باید شروع کنند؟ آنها باید قسمت اعظم وقت و نیروی مغزی خود را برای انجام بهترین کار خود اختصاص دهند؟

به طور طبیعی ، برخی از وظایف و پروژه ها مهمتر از بقیه هستند. اینجاست که داشتن مجموعه ای از اهداف به خوبی مشخص شده و ایده ای درباره نحوه کارکردن نردبان کار شما به کار می رود. اهداف کوتاه مدت شما پایه محکمی برای اهداف بلند مدت مانند نقشه راه محصول یا انتشار آن فراهم می کند. داشتن یک دیدگاه واضح برای اینکه چه وظایفی با اهداف کل شرکت یا بخش هماهنگ است ، به حفظ یکپارچگی همه افراد کمک می کند و به اعضای تیم واحد قدرت می دهد تا تصمیماتی بگیرند که بر تصویر کلی تأثیر می گذارد.

اتصال اهداف شرکت به کارهای فردی

هنگامی که درک روشنی از چگونگی پیشرفت کار خود در جهت اهداف و اهداف شرکت دارید ، می توانید بهتر درک کنید که کدام پروژه ها و وظایف بیشترین تأثیر را خواهند داشت. در واقع ، با توجه به آناتومی کار ، کارکنانی که شفافیت خود را در مورد نحوه تأثیر کارشان بر ماموریت سازمان خود مشخص کرده اند ، 2 برابر انگیزه کارکنان خود را دارند.

قبل از اینکه به کارهای کم تاثیرتری بروید ، روی آن قسمت از کار تمرکز کنید. اگر یک کار یا پروژه از اهداف ، اهداف یا مأموریت بزرگتر و جامع تر شرکت شما پشتیبانی نمی کند ، در مورد ضروری بودن یا نبودن آن تجدید نظر کنید.

کلر کنبل ، مدیر بازاریابی در Ritual ، با وسواس بر مشتریان ، تیمی با عملکرد بالا و درگیر را رهبری می کند. “من یک هفته وقت می گذارم تا قبل از شروع هرگونه کمپین به ذهنیت مشتری هدفم برسم. من تا آنجا که می توانم در مورد آنها ، اغلب از طریق مکالمات غیررسمی ، یاد می گیرم تا نحوه زندگی آنها را هر روز بیاموزم. ”

4. حذف ، تعویق ، واگذاری ، یا کاهش کار با اولویت پایین

به ناچار ، مواقعی پیش می آید که اعضای تیم شما چیزهای زیادی را در بشقاب خود داشته باشند. بدون سیستمی که بتواند به آنها کمک کند حذف ، تعویق ، واگذاری یا کاهش کار با اولویت پایین را انجام دهند ، در نتیجه کارایی کار آنها آسیب می بیند. در حقیقت ، طبق تحقیقات ما ، 85 درصد از کارکنان گزارش می دهند که بیش از حد کار کرده اند و 42 درصد معتقدند که روحیه کارکنان به دلیل کار زیاد پایین است.

شما می توانید با مدیریت خوب کار ، کارایی تیم خود را در محل کار افزایش داده و شادی محل کار را افزایش دهید. یک راه آسان برای مدیریت حجم کاری تیم شما حذف ، تعویق ، تفویض ، یا کاهش وظایف با اولویت پایین است. نگاهی به تصویر بزرگتر پروژه خود بیندازید و مشخص کنید چه کارهایی باید انجام شود و کدام کارها در اولویت هستند:

بر اساس اصل ذکر شده در نکته دو ، اگر جنبه ای از پروژه از هدف اصلی شرکت پشتیبانی نمی کند – آن را حذف کنید.

اگر پروژه فشرده تری وجود دارد که تأثیر بیشتری بر اهداف تیم دارد ، آن کار را به پایان برسانید و یک کار کم اهمیت را برای زمانی که زمان بیشتری برای مقابله با آن دارید موکول کنید.

اگر دو وظیفه با اهمیت یکسان برای یک نفر تعیین شده است ، یکی از آن وظایف را به پهنای باند بیشتر به یکی از اعضای تیم دیگر واگذار کنید.

اگر وظیفه ای وجود دارد که نمی توانید آن را به تعویق بیندازید ، حذف کنید یا به او واگذار کنید ، راه هایی برای کاهش مدت زمان انجام آن پیدا کنید. جلسات مربوط به این کار را حذف کنید ، جلسات را کوتاه کنید یا تعداد دفعات آنها را کاهش دهید. همچنین می توانید بر روی بالاترین بخشهای پروژه کار کنید و بقیه را به بعد موکول کنید.

س FAالات متداول: چگونه می توانم مدیریت بار کاری را شروع کنم؟

مدیریت حجم کاری نحوه توزیع و مدیریت کار در تیم شما است. برای شروع کار با مدیریت حجم کار ، ابتدا باید بین حجم کار و ظرفیت تیم خود بینشی داشته باشید. شما می توانید این اطلاعات را با یک پلت فرم مدیریت حجم کار – که پنجره ای برای حجم کار تیم شما فراهم می کند ، ردیابی کنید. سپس ، هنگامی که یک لیست کامل از همه وظایف و کارهایی که تیم شما مسئول آن است تهیه کردید ، می توانید منابع را بر اساس ظرفیت تیم اختصاص دهید. با این بینش ، شما همچنین می توانید حجم کار تیم را در صورت نیاز تنظیم کنید تا از فرسودگی و کسالت جلوگیری شود.

به عنوان مدیر بازاریابی در Ritual

کلر کنبل توصیه می کند سه چیز را برای تمرکز در هر هفته انتخاب کنید. “شما معمولاً فقط می توانید سه کار بزرگ را در یک هفته انجام دهید. اولین مورد باید چیزی مهم و استراتژیک باشد. مورد دوم نیز باید مهم اما ساده باشد که بتواند زودتر از لیست خارج شود. و سوم باید دسترسی برای حمایت باشد. ”

5. هنگام تعیین کار از نقاط قوت تیم خود استفاده کنید

هیچ دو کارمند شبیه هم نیستند. هر شخص تجربیات ، نقاط قوت و ضعف متفاوتی دارد که آنها را به عضوی ارزشمند در تیم شما تبدیل می کند. به طور مشابه ، افراد مختلف از انجام کارهای مختلف لذت می برند. به عنوان مثال ، یک نفر در تیم شما ممکن است از انجام و سازماندهی تحقیقات در یک گزارش لذت ببرد ، در حالی که یک هم تیمی دیگر ترجیح می دهد شیشه بجوید تا یافته های تحقیق را جمع آوری کند.

دانستن اینکه چه کسی در تیم شما از مهارت خاصی برخوردار است و یافتن راه هایی برای گذراندن وقت آنها در کاری که از آن لذت می برند ، می تواند به ساده سازی وظایف و پروژه ها کمک کند. علاوه بر این ، اگر می دانید که شخص برای انجام یک کار خاص هیجان بیشتری دارد ، احتمالاً با درجه بالاتری از کیفیت کار می کند و کار را سریعتر انجام می دهد. انجام کارهای گروهی که از نظر شخصی به عنوان پاداش یا چالش برانگیز است می تواند به همه کمک کند تا بهترین کار خود را انجام دهند.

6. قبل از شروع کار ، کار تیم خود را ترسیم کنید

هنگامی که می دانید چه کاری باید انجام شود و چه کسی این کار را انجام می دهد ، زمان آن فرا رسیده است که برنامه عملیاتی را برای تیم خود تهیه کنید. داشتن یک برنامه خوب که از ابتدا به طور واضح ترسیم شده است ، می تواند “کار در مورد کار” اضافی را بعداً حذف کند.

برای شروع ، مطمئن شوید که هر یک از پروژه های تیم شما دارای یک برنامه مشخص است. برنامه ریزی یک پروژه از ابتدا تضمین می کند که زمانبندی های واقع بینانه برای هر نقطه عطف پروژه در نظر گرفته شده است ، تا انتها. هر فرد می داند چه کسی مسئول تکمیل یک قطعه پازل است و بینش 360 در مورد آنچه در حال انجام است و آنچه تکمیل شده است. سپس ، همه پروژه های خود را در برنامه خود هماهنگ و برنامه ریزی کنید که از زمان تیم شما بیشترین استفاده را می کند.

7 عنصر اساسی طرح پروژه

اهداف

معیارهای موفقیت

ذینفعان و نقشها

بودجه

نقاط عطف و تحویل

جدول زمانی و برنامه ها

طرح ارتباطی

بخوانید: چگونه می توان یک طرح پروژه ایجاد کرد که بتواند شما را در مسیر خود نگه دارد
استفاده از یک ابزار مدیریت کار می تواند به شما در تنظیم همه کارهای کوچکتر که منجر به دستیابی به یک هدف بزرگتر می شود ، کمک کند. استفاده از الگوهای موجود در آسانا می تواند به شما در تکرار فرایندی که قبلاً کار کرده است کمک کند و مطمئن شوید که هیچ مرحله ای از قلم نیفتاده و هیچ کاری از بین نرفته است.

7. تشویق به همکاری های چند منظوره

اینکه شما در بخش دیگری کار می کنید به این معنا نیست که نمی توانید با هم کار کنید. به هر حال ، شما به عنوان بخشی از یک شرکت بزرگتر به دنبال یک هدف هستید. دانستن این که تیم های دیگر روی چه چیزی کار می کنند می تواند تیم ها را تشویق به همکاری کند وقتی کار و اهداف با هم تداخل داشته باشند.

ابزارهای مدیریت کار می توانند دید بین گروهی را افزایش دهند و هر مرحله از پروژه را به مجموعه ای از اهداف واحد ترسیم کنند. این ابزارها می توانند به عنوان یک مرکز متمرکز برای به اشتراک گذاشتن آنچه شما روی آن کار می کنید با بقیه اعضای تیم و شناسایی مناطقی که افراد با مسئولیت های مختلف می توانند در آن همکاری کنند ، عمل کنند. با به اشتراک گذاشتن یک منبع حقیقت با تیم خود ، می توانید کار گروهی را افزایش داده و موانع کار با تأثیر بالا را کاهش دهید تا تیم شما کارآمدتر باشد.

در Carta ، نماینده انتقال SEC که به شرکت های دولتی و خصوصی در انتشار و مدیریت اوراق بهادار کمک می کند ، Jina Kim متخصص رعایت اصول متکی بر آسانا است تا همکاری را در همه واحدهای تجاری خود تشویق کند ، ببیند چه کسی روی چه چیزی کار می کند و چگونه هر تیم و پروژه های اعضای تیم بر یکدیگر تأثیر می گذارد.

جینا می گوید: “به عنوان مثال ، تیم پشتیبانی یک روزه می آید و آنها متوجه می شوند که یک شبه چیزی در محصول تغییر کرده است ، آنها نیاز به راهی برای کشف آن دارند.”

8. روزهای کامل را بدون جلسات تبلیغ کنید

شرکت در جلسات می تواند کارایی شما را مختل کند ، وارد شدن به جریان و به پایان رساندن یک پروژه را دشوارتر می کند. داشتن حداقل یک روز کامل در دفتر اختصاص داده شده به کار عمیق-آن قسمت شیرین و شیرین از چندین ساعت بی وقفه و بدون جلسه برای اختصاص به پروژه-می تواند راه زیادی را برای بهبود کارایی و بهره وری پیش ببرد.

در آسانا ، ما هیچ جلسه چهارشنبه نداریم ، که به همه اجازه می دهد بدون نگرانی در مورد جلسات ، در کارهای سرسخت شرکت کنند. از کارکنان می خواهیم از برنامه ریزی جلسات داخلی در روزهای چهارشنبه خودداری کنند و به برنامه های یکدیگر توجه کنند. این به همه اعضای تیم اجازه می دهد تا زمان زیادی برای “انجام” کار داشته باشند نه اینکه فقط در مورد کار صحبت کنند. در نتیجه ، تیم زمان بیشتری برای تجزیه و تحلیل ، اجرا و بررسی فرایندهای مهم پروژه ها دارد. بسیاری از کارکنان بدون جلسه چهارشنبه را به عنوان روز مورد علاقه خود در هفته ذکر می کنند و اغلب می بینند که پروژه ها در روز Hump از خط پایان عبور می کنند.

9. هدف کانالهای ارتباطی مختلف را مشخص کنید

هر تیم ابزارهای ارتباطی متنوعی در اختیار دارد ، اما تنها در صورتی مفید است که تیم شما بداند چگونه و چه موقع از آنها استفاده کند. اکثر تیم ها در حال حاضر با اضافه بار ابزارها سروکار دارند – به طور متوسط ​​هر کارمند روزانه بین 10 برنامه را تغییر می دهد. تغییر وضعیت نه تنها خسته کننده است ، بلکه یافتن اطلاعات در مواقع ضروری نیز دشوار است.

برای کمک به آنها ، هدف هر کانال ارتباطی را به وضوح مشخص کنید. برای ارتباط خارجی با فروشندگان و مشتریان ، به ایمیل پایبند باشید. برای پاسخ فوری به سوالات ، از برنامه ای مانند Slack استفاده کنید. و برای برنامه ریزی ، مدیریت و برقراری ارتباط در مورد کارهای عملی ، از ابزار مدیریت کار مانند آسانا استفاده کنید.

 

سالات متداول: چند ابزار زیاد است؟

در حالی که ابزارهای ارتباطی می توانند تیم شما را بسیار کارآمدتر کنند ، استفاده ناهماهنگ از آنها در واقع می تواند کار بیشتری ایجاد کند. اگر می بینید که هدف یک ابزار می تواند از طریق کانال دیگری (با مزایای اضافی و منحصر به فرد) تکرار شود ، باید حذف شود. در نتیجه ، تیم شما به ابزارهای کمتری برای برقراری ارتباط با یکدیگر و استفاده از هر یک به بهترین نحو نیاز دارد.

در یک پلت فرم مدیریت کار مانند آسانا ، می توانید همه ابزارهای تجاری مورد علاقه خود را ادغام کنید. به این ترتیب ، تیم شما به همه زمینه های مورد نیاز خود در یک مکان دسترسی دارد.

به تیم خود کمک کنید که کارآمدترین آنها باشد

بهبود کارایی یک فرایند مستمر است. ممکن است زیاد به نظر برسد ، اما ابزارها و تاکتیک های ساده می تواند به کارآمدتر شدن همه اعضای تیم کمک کند. و هرچه تسلط بیشتری شما و تیم خود در استفاده از این ابزارها داشته باشید ، کارآیی تبدیل به طبیعت دوم و بخشی از هر پروژه می شود. درباره اینکه چگونه آسانا می تواند به شما و تیم شما کمک کند کارآمدتر شود و ایده هایی را برای اجرا در سازمان خود کسب کنید ، بیشتر بیاموزید.