قانون پارکینسون در مدیریت زمان و سرمایه

قانون پارکینسون بدیهی است که می گوید: “کار به گونه ای گسترش می یابد که زمان در دسترس برای تکمیل آن پر شود.” به عبارت دیگر، زمانی که زمان بیشتری برای تکمیل آن در نظر گرفته شود، تکمیل کار سخت‌تر می‌شود، زیرا ساختن کار استرس‌زا و دلهره‌آور می‌شود. این ضرب المثل برای سیریل نورثکوت پارکینسون نامگذاری شد که اولین بار این پدیده را در مقاله ای طنز در سال 1955 که در «اکونومیست» منتشر شد، توصیف کرد. 1

قانون پارکینسون یک اصل علمی نیست. در عوض، مشاهده پدیده ای است که بسیاری از مردم آن را تجربه کرده اند. همانطور که برای اولین بار توسط پارکینسون توصیف شد، می تواند گسترش سازمان ها یا بوروکراسی ها را توضیح دهد. با این حال، همچنین می تواند راه مفیدی برای فکر کردن در مورد انواع دیگر کار، از جمله بهره وری شخصی باشد.

آشنایی با قانون پارکینسون

فرض اصلی قانون پارکینسون این است که پیچیدگی یک کار هر چه زمان بیشتری برای تکمیل آن اختصاص داده شود افزایش می یابد.

قانون پارکینسون همچنین می‌تواند افراد را به تعویق انداختن کارها را تا قبل از موعد مقرر سوق دهد. ممکن است در ابتدا از اینکه زمان زیادی برای به پایان رساندن یک پروژه دارید، احساس آرامش می کنید، فقط تا زمانی که ممکن است آن را به تعویق بیندازید.

وقتی متوجه شدید که کار را به پایان رسانده اید، ممکن است احساس آرامش کنید اما همچنین تعجب کنید که چرا این پروژه در ذهن شما بسیار بیشتر از آنچه در زندگی واقعی بود تبدیل به یک بار سنگین شده است. “زمان اضافی” که یک کار به آن نیاز دارد اغلب به خود کار مربوط نمی شود – این استرس روانی ناشی از نگرانی در مورد انجام آن است.

وقت گذاشتن بیش از حد به خود می تواند نتیجه معکوس داشته باشد

در مثال اصلی پارکینسون، تنها وظیفه یک زن در آن روز ارسال یک کارت پستال بود. در نتیجه داشتن کل روز برای تکمیل کار ساده، مقدار کار و زمان مورد نیاز برای پر کردن کل روز افزایش یافت.

زن خیالی نیم ساعتی را صرف جستجوی عینک مطالعه خود می کند. نوشتن کارت پستال دو ساعت دیگر طول می کشد. زمان بیشتری صرف یافتن تمبر، نوشتن آدرس و رفتن کارت پستال به اداره پست می شود.

برخی از محققان پیشنهاد کرده اند که قانون پارکینسون همچنین می تواند در مورد سرعت و میزان سود افراد از روان درمانی نیز اعمال شود. به عنوان مثال، روان‌درمانی‌های مختصر که شامل تعیین تاریخ تکمیل می‌شود، ممکن است منجر به گسترش «کار» برای پر کردن زمان موجود شود. 2

توضیحات قانون پارکینسون

یکی از دلایلی که چرا این پدیده اتفاق می افتد در نحوه برخورد افراد با وظایف است. تحقیقات نشان می‌دهد که وقتی افراد یک پروژه جدید را شروع می‌کنند، به جای اینکه چقدر زمان برای تکمیل آن کار نیاز است، روی مدت زمانی که برای انجام آن در دسترس دارند تمرکز می‌کنند. 3

چگونه از افتادن قربانی قانون پارکینسون جلوگیری کنیم؟

قانون پارکینسون یک فرمول جادویی یا یک قانون ثابت نیست. اما این یک مشاهده است که می توانید از آن برای کمک به بهره وری بیشتر استفاده کنید. برخی از استراتژی هایی که می توانند به شما کمک کنند بدون قربانی شدن به قانون پارکینسون بهترین استفاده را از زمان خود ببرید عبارتند از.

زمان خود را با دقت برنامه ریزی کنید

وقتی زمان زیادی برای تکمیل یک کار دارید، به راحتی می توانید آن را تا زمان بعدی متوقف کنید. اما اگر زمان خود را با دقت برنامه ریزی کنید و برای خود ضرب الاجل تعیین کنید، می توانید از افتادن در دام تعلل جلوگیری کنید .

اهداف خود را بنویسید

هر هدفی که اتفاق می افتد، آن را یادداشت کنید. با بررسی منظم و یادداشت پیشرفت‌هایی که انجام داده‌اید، آنچه هنوز باید انجام شود و اینکه آیا هدف نهایی شما در طول پروژه تغییر کرده است یا خیر، پیشرفت خود را پیگیری کنید. 4

این نوع ردیابی هدف انعکاسی نه تنها به شما کمک می‌کند تا پاسخگو باشید، بلکه می‌تواند به شما کمک کند تا پیشرفت خود، کار باقی مانده‌تان را بهتر تجسم کنید و اینکه آیا پروژه ترسناک‌تر از آنچه هست به نظر می‌رسد یا خیر.

ضرب الاجل های واقعی را تعیین کنید

از تعیین ضرب الاجل های دلخواه خودداری کنید و در عوض روی مدت زمانی که هر یک از جنبه های پروژه واقعا طول می کشد تمرکز کنید. در عوض، به این فکر کنید که یک کار به طور واقع بینانه چقدر طول می کشد تا کامل شود. اگرچه این ممکن است همیشه واضح نباشد، تجربیات گذشته را به عنوان راهنما در نظر بگیرید. به جای تمرکز بر تاریخی در آینده که کار باید تا آن زمان انجام شود، به این فکر کنید که چقدر زود می توانید آن را انجام دهید و از سر راه خود خارج شوید.

وظایف خود را اولویت بندی کنید

اگر کارهای زیادی برای تکمیل دارید، مهم است که آنها را اولویت بندی کنید. با شناسایی این که کدام وظایف مهم‌تر هستند، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که ابتدا روی آن‌ها تمرکز کرده‌اید و درگیر کارهای کم‌اهمیت‌تر نمی‌شوید.

از تایمر استفاده کنید

یکی از راه های موثر برای جلوگیری از قانون پارکینسون استفاده از تایمر است. وقتی می دانید که فقط مدت زمان مشخصی برای تکمیل یک کار دارید، کمتر احتمال دارد کار را برای پر کردن زمان موجود گسترش دهید.

شکستن وظایف

پروژه‌های بزرگ‌تر را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید و به خودتان ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده در طول پروژه بدهید. هنگامی که با یک پروژه بزرگ روبرو می شوید، اغلب می تواند دلهره آورتر و وقت گیرتر از آنچه هست به نظر برسد. به جای پیشرفت، ممکن است احساس غرق شدن کنید و مطمئن نباشید از کجا شروع کنید.

قطعه سازی یک راه حل موثر است که شامل تقسیم یک پروژه بزرگتر به مراحل کوچکتر و قابل مدیریت تر است. این استراتژی می تواند به شما کمک کند تا کار موثرتری داشته باشید و ممکن است با سرعت بخشیدن به پیشرفت شما، تأثیر قانون پارکینسون را کاهش دهد. 5

به طور منظم استراحت کنید

وقتی روی یک پروژه کار می کنید، مهم است که به طور منظم استراحت کنید. این به شما کمک می کند تا از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید و ذهن خود را شاداب نگه دارید. سعی کنید در پربارترین دوره خود روی یک پروژه کار کنید و زمانی که شروع به حواس پرتی یا انگیزه کمتری کردید، استراحت کنید . فقط مطمئن شوید که استراحت را بهانه ای برای به تعویق انداختن کار قرار ندهید.

از استراتژی های مدیریت زمان استفاده کنید

همچنین می توانید از بسیاری از استراتژی های مختلف مدیریت زمان برای اجتناب از قانون پارکینسون استفاده کنید. با استفاده از این استراتژی ها، می توانید اطمینان حاصل کنید که از زمان خود نهایت استفاده را می کنید و از گسترش کار برای پر کردن زمان در دسترس خودداری می کنید.

استراتژی هایی که می توانند به شما در مدیریت عاقلانه زمان کمک کنند عبارتند از:

• استفاده از برنامه ریز روزانه و ابزارهای دیگر مانند ردیاب زمان و یادآوری
• اختصاص زمان برای کارهای خاص و جلوگیری از حواس پرتی
• داشتن یک روال
• سازماندهی شده، بنابراین لازم نیست وقت خود را به دنبال موارد مهم تلف کنید
• اجتناب از انجام چند کار ، که بهره وری را کاهش می دهد و زمان بیشتری را می گیرد